Les logiciels de gestion de projet sont devenus une nécessité pour les équipes de toutes tailles, et ce à juste titre. Lisez ce qui suit pour découvrir pourquoi ils sont si importants pour les organisations.
Les entreprises prospèrent grâce à une bonne gestion de projet, et une bonne gestion n’est jamais facile !
Il y a trop d’étapes impliquées dans les processus aujourd’hui et il est impératif de prêter attention aux détails.
Que vous soyez une grande entreprise ou que vous débutiez, l’efficacité de la gestion est la poudre à canon de votre productivité. Une gestion à la fois réfléchie et proactive se transformera en une poussée de croissance qui mènera votre entreprise vers de nouveaux sommets.
Mais un monde qui évolue rapidement exige une gestion rapide et ne laisse aucune place à l’erreur. Pour les entreprises gérant une multitude de projets, il est imprudent pour les dirigeants de ne pas s’appuyer sur un service ou un logiciel quelconque pour gérer efficacement toutes leurs tâches en un seul endroit.
C’est là qu’interviennent les logiciels de gestion de projets.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?
Les logiciels de gestion de projets aident les gestionnaires de projets à gérer efficacement leurs projets tout en contrôlant l’utilisation correcte du temps et des ressources. Ces logiciels permettent également aux gestionnaires de fournir des services administratifs, de sorte qu’ils peuvent s’assurer que tous les employés effectuent un travail axé sur les résultats.
Avec autant de tâches à accomplir autour d’un seul projet, il arrive souvent que les projets ne respectent pas les délais et le budget prévus, ce qui se traduit par un retour sur investissement plus faible que prévu.
Cela s’explique par les nombreux allers-retours entre les équipes d’un même projet. Vous devez constamment tenir tout le monde au courant de ce qui se passe, que vous deviez modifier vos stratégies pour améliorer la productivité ou attribuer davantage de tâches qui vous aideront à atteindre vos objectifs. De plus, vous devez vous assurer que chacun a reçu la quantité de tâches requise, que personne n’est surchargé ou sous-utilisé et que toutes les règles et normes soient respectées.
La gestion des coûts, du temps et des ressources est également trois aspects très importants des projets dont les gestionnaires doivent tenir compte. Aucun client ou entreprise n’apprécierait des coûts supplémentaires ou des résultats inopportuns.
Avec autant de détails à régler, les gestionnaires de projets, et même les membres des équipes, ne peuvent pas se fier uniquement à leur propre mémoire.
Tout le monde doit savoir :
- Qui est responsable de quoi ?
- Quelle ressource ou quel matériel doit être utilisé pour quelle tâche ?
- Quelle est la structure des coûts d’un projet dans son ensemble et quel est le coût attribué à une tâche ou une sous-tâche spécifique ?
- Combien de temps est alloué à l’accomplissement d’une tâche et quelles sont les tâches prioritaires à accomplir en premier lieu ?
C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises font aujourd’hui appel aux services de logiciels de gestion de projets accompagné d’un logiciel RGPD pour le respect des nouvelles normes relatives aux données personnelles sensibles. Entre 2017 et 2018, le pourcentage d’organisations utilisant des feuilles de calcul pour gérer leurs projets agiles est passé de 74 % à 67 %. Ces organisations se sont plutôt tournées vers des outils de gestion de projet spécialisés.
Vous comprenez donc maintenant pourquoi il est important de recourir aux logiciels de gestion de projet si vous voulez que vos projets aient un taux de réussite élevé. Voyons ce qu’ils ont à offrir.
Fonctions d’un logiciel de gestion de projet
Les logiciels gratuits de gestion de projets offrent toute une série de fonctions et de caractéristiques. Il s’agit notamment de
1. Collaboration :
Les logiciels de gestion de projet aident les équipes à collaborer en temps réel, sans que les membres n’aient à passer des tonnes de courriels chaque fois qu’ils ont une question ou qu’ils veulent que leurs responsables revoient leurs tâches.
Ces logiciels permettent également d’accéder rapidement à tous les documents et informations dont les membres de l’équipe peuvent avoir besoin. Certains vous permettent également d’ajouter des mesures et des graphiques qui mettent en évidence l’avancement des travaux des équipes et des employés.
2. Calendrier et plan :
Grâce aux logiciels de gestion de projet, vous pouvez planifier l’ensemble du déroulement de votre projet. Vous pouvez attribuer le nombre de ressources dont vous aurez besoin et le type de personnes dont vous avez besoin pour votre projet.
Vous pouvez également définir les tâches prioritaires de manière à ce qu’elles puissent être accomplies en premier, et vous n’avez pas à reprogrammer toutes les autres tâches en fonction de cela. De plus, les logiciels de gestion de projet peuvent être très utiles pour fixer des objectifs et estimer le temps et l’argent nécessaires pour mener à bien le projet.
3. Le suivi :
Avec un logiciel de gestion de projet, chaque petit processus que comporte un projet est comme un livre ouvert. Toutes les tâches, les ressources et le temps sont alloués et tout le monde peut accéder à ces informations.
C’est pourquoi le suivi est un jeu d’enfant si vous utilisez un logiciel de gestion de projet. Rien ne peut échapper au regard d’un gestionnaire et cela se traduira par une plus grande responsabilisation de la part de l’employé.
4. Gestion des ressources :
Il existe quatre grandes catégories de ressources dont les projets ont généralement besoin : l’équipement, l’argent, les actifs numériques et le matériel.
Un logiciel de gestion de projet vous donne une idée plus précise de l’endroit où tous vos matériels ont été alloués. Ainsi, vous pouvez toujours savoir quand vous devez renouveler votre stock ou si une gestion plus efficace est nécessaire.